グループメールの問題点
- IT部門の負担と遅延
グループメールの設定や管理はIT部門に依存するため、迅速な対応が難しく、コミュニケーションの遅延を招くことがあります。さらに、ITリソースの無駄遣いとなり、他の重要なタスクに支障をきたす可能性もあります。 - 透明性の欠如
グループメールのメンバーリストはしばしば不透明で、誰がメールを受け取っているのかが明確に分かりません。このため、重要なメッセージが適切な人物に届かないリスクが増大します。 - メールの重複と混乱
同じメールが複数の受信者に届くため、それぞれの受信者が個別に返信を行うと、同じ内容に対する複数の異なる返信が生じ、混乱を招くことがあります。
Jiveのソリューション
- 即時利用可能なグループメール機能
Jiveでは、グループ作成時点から即座にグループメールを利用でき、特別な準備や設定は不要です。これにより、迅速にコミュニケーションを開始できます。 - IT部門の負担軽減
Jiveのグループ管理はビジネスユーザーが行うため、IT部門の関与が不要です。これにより、ITリソースを他の重要なタスクに集中させることができます。 - メンバーの可視化
Jiveでは、グループメンバーが可視化されており、誰がメールを受け取るのかが一目で分かります。これにより、メッセージの適切な配信が保証されます。
Jiveはメールの問題を解決するだけでなく、ドキュメント共有、フォーラム、チャットなど多様なコラボレーション機能を提供し、全ての情報をグループで一元管理、ポータルサイトによる情報共有ができるので、コミュニケーションを一層スムーズにします。