メールの弱点をJiveで克服する

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メールはこれまでのコミュニケーションの方法を変え、コミュニケーションが働き方を変えてきました。そして、Jiveを利用することで、メールコミュニケーションと働き方がどのように変わるかを紹介したいと思います。

電子メールの特徴(電子メール以前との比較)

  • 送信から着信までの時間が劇的に短縮された。
  • グローバルでのコミュニケーションが容易になった。
  • ドキュメントや様々な情報のやり取りが可能になった。
  • コミュニケーションの回数が飛躍的に増えた。

まとめると、Office文書や電子メールを使うようになり、業務がスピードアップしてコミュニケーション量が増加しました。一方で増加するメールを捌くため、働く人の負荷は増加しています。電子メールによるコミュニケーションの欠点として、以下の点があげられると思います。

メールのメリット

メールを使ってない人はいないといっていい程世の中に浸透しています。それだけ使いやすく便利なツールといえます。

  • 宛先、タイトル、本文を入力して、送信ボタンを押すだけのシンプルなインターフェース
  • 汎用性があるので、お知らせ、議論、質問、承認など、様々な状況で利用できる。
  • 添付ファイルの送付にも利用できる。

メールのデメリット

簡単に様々な用途で使われているメールですが、多くの人が感じているように、メールにはこのような欠点があるのではないでしょうか。

  • CCなど、自分にとって不要な情報も合わせて届けられる。
  • ほしい情報がほしいタイミングで来ない。
  • 結果、必要な情報が見つけられない、見つけるのに時間がかかる。
  • 添付ファイルが最新のものかわからない。

何故このようなことが起こるかというと、メールでのコミュニケーションは送信側の都合でコミュニケーション(プッシュコミュニケーション)をしているからです。送信者が送信先を選定して、送信者自身のタイミングでメールを送信します。受信者は自分のタイミングでメールを参照することはできますが、欲しい情報がそのタイミングで送られてくることではないですし、大量のメールがやってくるので自分が今必要としていないメールも受信することになります。そして、自分のルールでメールを分類することになりますが、常に自分の記憶を頼りに情報を探さなくてはいけない感覚があり、この覚えておかなくてはいけないという脅迫観念がストレスになっているのではないかと思います。 このようなメールの欠点を克服してくれるのがJiveです。

Jiveによるプルコミュニケーション

Jiveの場合、業務やプロジェクト毎にコミュニティを作成して、そこでコミュニケーションします。誰に送信するかを考えることなくコミュニティに投稿することで、関わっている人全員に情報を送信することができます。

受信者は、必要に応じてコミュニティを訪れて情報を取得できます(プルコミュニケーション)。また、コミュニティやコンテンツ、他ユーザーをフォローしておくことで、投稿やコメントがあった時点で通知を受信することもできます。このように、必要な情報を自分で取捨選択して、業務を実施できるようになり、業務の生産性が高まっていきます。