みなさんは、一日にメールを何件受信していますか。受信トレイに未開封のメッセージは何件ありますでしょうか。私が聞いた最高は一日500件受信して、未開封のメッセージは3000件を超えてました。
メールでは、迷惑メールのような明らかなものを除いて、基本的に受信を拒否するという選択はできません。Jiveを利用することで、メールの数を大幅に削減できるようになります。
必要のないCCを減らす
とりあえず業務やプロジェクトに関わっているということで多くの人をCCに入れてメールをされているケースが見受けられます。こうなると実は自分には関係ない情報も含めて送られてくることになり、必要な情報を探すために多くの時間が必要となります。Jiveの場合はグループに投稿されたコンテンツを、必要に応じてフォローすることで初めて自分の受信トレイに送られます。(注:Jiveにもメールと同じように受信トレイがあります。Jiveの受信トレイで受信した通知をメールに転送することも可能です。)
特定の人に通知したい場合は、@メンションやコンテンツ自体を共有するという仕組みがあり、多くの人に通知をするという作業自体が減っていきます。
同じ件名の返信や転送のメールを減らす
メールの場合、返信や転送の件数だけメールが増加していきます。最近のメールはタイトル毎にトピックとしてメールを束ねてくれる機能がありますが、途中から宛先に加えられたり一つのメールチェーンが複数のトピックで使われるようになると収集が着かなくなります。
Jiveの場合はメールではなくスレッド形式のコンテンツでコミュニケーションを行います。一つのコンテンツに皆がコメントしていくので、メールのように増えていくことはありません。
同じ問合せや議論が減る
一度問合せの回答をJiveで行うと、以降に同じ質問がされた場合に一度目の回答をリンクで示すことで素早く回答が出来ます。また頻繁に問合せがくるものに関しては、グループの概要ページから直接情報や質問の回答のリンクを貼っておくことで質問自体を減らすことができます。
Jiveは、必要な情報を選んで取得するプッシュコミュニケーションと、必要な情報が全て一か所で共有できるコミュニティを通じたコミュニケーションを実現でき、無駄なコミュニケーションを減らすことが可能となります。
返信が早くなる
メールの場合、あいさつ文を記述したり過去にディスカッションした内容のまとめを記述してから本題に移ることが多いと思います。本題に移るまでに何かと記述する必要があります。
Jiveの場合はいきなり本題を記述する傾向があります(掲示板的なコミュニケーションからだと思います)。コメントする場合は特定箇所に関する意見や回答だけすればよいので、以前の内容をまとめたりする必要がありません。また、いいね!をつかうことで感謝、同意の意思をあらわしたり、既読したことを示すことができます。わざわざ文書を書いて送る必要がなくワンクリックで済ますことができます。