鈴木 
資料やメールなどドキュメントの作成を実施する際に、必要な情報が全て頭の中に入っていればいいのですが中々そういうわけには行かないので、他のメールや文書等、様々な情報を参考にすることが多いと思います。Jiveの場合、グループやプロジェクトに関連情報が集まっているので、必要な情報を素早く見つけて作成することができます。
これは、特に時間がたった過去の情報を見つける時に効果を発揮します。メールでは自分の整理術に沿った形でメールのフォルダに入っているので、送信者や他の受信者を覚えていれば聞くことは可能ですが、検索する時に頼れるのは基本的に自分だけです。メールの転送等途中で分岐しているようなメールだと、見つけられたとしてもその情報が最新のものか不安になったような経験もあるのではないでしょうか。
Jiveの場合はグループやプロジェクト内にメンバー共通で取り決めた形でコンテンツが格納されることになります。みんなで同じ情報を共有することができますので、仮にグループ内で自分が見つけられなかったとしても、メンバーに確認することが容易にできます。
あと、引継ぎにも大いに威力を発揮します。Jiveの場合、担当を外れてしまっても、情報自体はグループやプロジェクト内に残っているので、改めて引継ぎ用に情報整理をする必要はありませんし、新しく担当になった方もそのグループやプロジェクトに参加することで、過去のコンテンツ全てにアクセスすることが可能になります。かたやメールの場合、関連するメールを全て渡すことはかなり大変です。経緯をまとめた資料だけでは情報が足らないこともあるのではないでしょうか。
事例
実際の事例として、３CコンサルティングのFinance業務のグループをご紹介します。