鈴木 
これまでのメールや共有フォルダを中心とした業務では情報が色々な場所に散らばっていて、情報を探すためには結局担当者の記憶に頼ることになり、属人化していることが多いのではないでしょうか。
品質改善活動でよく言われるキーワードの一つに「業務の見える化」というものがあります。誰が何をやっているかが見えることによって、誤りや非効率な作業など問題点を発見して改善につなげることができます。品質改善の第一歩といえます。
業務が見えることでトレーサビリティが高まり、過去にどのような作業をしていたかを振り返ったり、一度ペンディングになった作業やプロジェクトを途中からでもスムーズに再開することができます。監査の準備にも役立ちます。
Jiveを使うことで、簡単に「業務の見える化」を実現する
コミュニケーションおよびドキュメントをJiveに移すことで、業務におけるコミュニケーションや成果物がJiveのグループ一箇所に存在することになり、そのグループを探せば間違いなく情報を見つけられる状態を作ることができます。やることはただ3つです。
- 業務用のJiveグループを作成する。
- 業務のコミュニケーションを、ディスカッションやブログなどを利用してグループ内で実施する。
- ドキュメントの作成、保管をグループ内で実施する。
業務に必要な情報が集約されることで、
業務の標準化、効率化、品質向上、トレーサビリティ向上が期待できます。
業務で発生するコミュニケーション、関連情報、業務システムのデータのリンク等、業務単位で一元管理することで、業務のポータルサイト(玄関口)ができあがります。ある業務をするときは、必ずここにアクセスする癖をつけるのが重要です。そうすると自然に情報が集約されていきます。
そして情報がJiveのグループに溜まってきたら、マニュアルを作成やグループを見やすくデザインしたり、投稿するルールを整備していくことで、業務効率や品質改善に繋がっていきます。
事例
実際の事例として、３CコンサルティングのFinance業務のグループをご紹介します。