業務フローを調べるのが難しい理由とその解決策

業務フローを把握することは、多くの企業にとって頭を悩ませる課題です。これはなぜなのでしょうか?その主な理由を見てみましょう。

業務フローを把握するのが難しい理由

  1. 体系立てられた業務フロー・マニュアルが存在しない
    多くの企業では、業務フローやマニュアルが体系立てて作成されていないことが一般的です。たとえマニュアルが存在しても、それはあくまで部分的なものであり、全体像を把握するのには不十分です。
  2. 各部門の実際の業務は個別に異なる
    業務フローは部門ごとに異なり、全体の業務を把握するためには各部門を回ってヒアリングを行う必要があります。これは時間と労力を要し、効率的な手段とは言えません。
  3. 業務フローは常に変化している
    ビジネス環境や内部の要因によって、業務フローは頻繁に変更されます。一度調べ上げた業務フローも、1年後には全く異なるものになっていることがあります。このため、常に最新の情報を把握しておくことが難しくなります。

解決策:Jiveを使って業務マニュアルやプロセスを見える化する

業務フローを効果的に管理し、常に最新の状態に保つためには、マニュアルを見える化し、担当者が簡単に更新できるようにすることが重要です。ここで、Jiveを活用することでどのような利点があるのかを見てみましょう。

  1. マニュアルの見える化
    Jiveでは、すべてのマニュアルや業務フローが業務グループごとに一つのプラットフォーム上で見える化されます。これにより、関係者全員が簡単にアクセスでき、必要な情報をすぐに見つけることが可能です。さらに、グループ内での情報共有が促進されるため、チーム全体の理解が深まります。
  2. 簡単な更新機能
    Jiveのプラットフォーム上では、マニュアルや業務フローを必要に応じてすぐに編集できます。担当者は自身の業務に関連する情報をリアルタイムで更新できるため、常に最新の情報を提供することができます。これにより、業務効率が向上し、チーム全体の生産性も高まります。
  3. 自動バージョン管理と変更履歴
    Jiveは自動でバージョン管理を行い、マニュアルや業務フローの変更履歴をすべて記録します。これにより、過去の変更内容を簡単に確認でき、必要に応じて以前のバージョンに戻すことも可能です。これが、情報の正確性と一貫性を保つための強力なツールとなります。
  4. 最新の情報へのアクセス
    Jiveでは、マニュアルや業務フローが常に最新の状態に保たれます。関係者全員がリアルタイムで更新された情報にアクセスできるため、意思決定のスピードが上がり、業務の迅速な進行が可能です。
  5. 業務のコミュニケーションと成果物の統合管理
    Jiveのグループ機能を活用すると、業務フローの変更に関するコミュニケーションや関連する成果物を同じグループ内で一元管理することができます。例えば、マニュアルを修正するきっかけとなった問題についてのディスカッションや改善点がすべて蓄積されるため、組織全体での知識共有が進み、継続的な業務改善が期待できます。

まとめ

業務フローを調べることが難しい理由は、体系立てられたマニュアルの欠如や部門ごとの異なる業務、そして変化の速さにあります。しかし、Jiveを活用することで、これらの課題を克服し、常に最新の業務フローを維持することが可能になります。Jiveを導入し、業務フローの見える化と更新の簡便さを活用することで、企業はより効率的に業務を遂行できるでしょう。