鈴木 
Jive (3C Community)をドキュメント管理に活用した場合の費用と効果を分析したいと思います。これを参考に、自社のケースに当てはめてみてください。あくまで想定ですので、実際とは異なる場合があることをご容赦願います。
ペルソナ
- 企業：医療機器メーカー、従業員200名
- 職種：IT部門リーダー
- 課題：
- ドキュメントがオンラインストレージ、共有フォルダに分散されており、アクセスが煩雑
- ドキュメントのバージョン管理が不十分
- ドキュメント検索に時間がかかり、生産性が低下
Jiveのソリューション
- ドキュメントの一元管理: Jiveを利用して全てのドキュメントを一元管理。既存のBox、SharePoint、共有フォルダと連携し、ユーザーが一箇所で全てのドキュメントにアクセスできるようにします。
- バージョン管理とリアルタイム更新: ドキュメントのバージョン管理機能を提供し、最新のドキュメントを常に利用できるようにします。また、リアルタイムで更新情報が共有されるため、誤った情報を基にした業務ミスを防ぎます。
- 強力な検索機能: ドキュメント検索機能を強化し、必要な情報を迅速に見つけられるようにします。タグ付けやメタデータを活用して、検索精度を向上させます。
導入効果:
- ドキュメント管理の効率化: 全てのドキュメントが一元管理されることで、検索時間が大幅に削減されます。1名あたり月間10時間のドキュメント検索時間削減を見込むと、200名で年間24000時間の削減になります。1時間あたりの人件費を3000円とすると、年間720万円のコスト削減が期待できます。
- 生産性向上: 24,000時間 × 3,000円 = 720万円
- 業務ミスの削減: ドキュメントのバージョン管理とリアルタイム更新により、誤った情報を基にした業務ミスが減少します。業務ミス削減によるコスト削減効果を年間300万円と見積もります。
- 業務ミス削減: 300万円
ドキュメント管理にJiveを活用することで、情報の一元管理、バージョン管理が効率化され、年間1,000万円のコスト削減が期待できます。これは、情報齟齬による品質低下や作業のやり直しは含んでいないので、実際はさらなるコスト削減が期待できます。