鈴木 
Jive (3C Community)をプロジェクト管理に活用した場合の費用と効果を分析したいと思います。これを参考に、自社のケースに当てはめてみてください。あくまで想定ですので、実際とは異なる場合があることをご容赦願います。
ペルソナ
- 企業：建設業
- 職種：プロジェクトマネージャー
- 課題：
- プロジェクトのコミュニケーションが断絶している
- 成果物の管理が煩雑で、最新バージョンの特定が難しい
- プロジェクトの進捗管理が手間で、リアルタイムの状況把握が困難
- 異なる部門間の連携が不十分で、情報共有が遅れる
Jiveのソリューション
- プロジェクトコミュニケーションの一元化: Jiveを利用してプロジェクトチーム全員が一箇所でコミュニケーションできるようにします。これにより、メールやチャットツールを使い分ける必要がなくなり、情報の断片化を防ぎます。
- 成果物の一元管理とバージョン管理: 全てのプロジェクト成果物をJive上で一元管理し、最新バージョンへのアクセスを容易にします。バージョン管理機能により、誤った情報を使用するリスクを排除します。
- リアルタイム進捗管理: プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで更新・共有し、関係者全員が最新の状況を把握できるようにします。ガントチャートやタスク管理機能を活用して、進捗を視覚的に把握できます。
- 異なる部門間の連携強化: Jive上で各部門間の情報共有を促進し、プロジェクトの全体像を関係者全員が理解できるようにします。これにより、部門間の連携がスムーズになり、情報共有の遅れを防ぎます。
導入効果:
- コミュニケーション効率の向上: プロジェクトチーム全員が一元管理されたプラットフォーム上でコミュニケーションすることで、情報共有が迅速になり、ミスや遅延が減少します。これにより、コミュニケーション関連の時間が30%削減されると仮定します。年間50プロジェクトで、1プロジェクトあたり平均300時間のコミュニケーション時間があるとすると、年間4500時間の削減が見込まれます。1時間あたりの人件費を3000円とすると、1350万円のコスト削減が期待できます。
- コミュニケーション効率化: 4500時間 × 3000円 = 1350万円
- 進捗管理の効率化: リアルタイムで進捗状況を把握できるため、プロジェクトマネージャーの進捗管理にかかる時間が20%削減されると仮定します。年間50プロジェクトで、1プロジェクトあたり平均100時間の進捗管理時間があるとすると、年間1000時間の削減が見込まれます。1時間あたりの人件費を3000円とすると、300万円のコスト削減が期待できます。
- 進捗管理効率化: 1000時間 × 3000円 = 300万円
- 成果物管理の効率化: 成果物のバージョン管理と一元化により、成果物の検索・更新にかかる時間が40%削減されると仮定します。年間50プロジェクトで、1プロジェクトあたり平均50時間の成果物管理時間があるとすると、年間1000時間の削減が見込まれます。1時間あたりの人件費を3000円とすると、300万円のコスト削減が期待できます。
- 成果物管理効率化: 1000時間 × 3000円 = 300万円
コミュニケーションコスト削減だけでなく、情報が一元化されることで、情報の齟齬が減り、メンバーの活動やプロジェクトの状況が可視化されることでプロジェクトの成功率があがります。