8つの事例(その5)- 企業の「記憶喪失」を防ぐJiveの先進的ナレッジ共有ソリューション

デジタル化が進展する現代において、企業が直面する最大の課題の一つが「ナレッジマネジメント」です。長年の経験から生まれた専門知識や貴重なアイデアが、従業員の退職などとともに組織から失われてしまう「企業の記憶喪失」は、多大な生産性の損失や機会の逸失を招きます。Jiveはこの深刻な問題に対処する革新的なソリューションを提供しています。

企業が直面するナレッジマネジメントの課題

孤立したシステムに閉じ込められた知識

多くの企業においてナレッジは散逸しがちです。重要な専門知識やアイデアが、従業員一人ひとりの頭の中や、メールボックス、個人PCなど、アクセスが限られたシステムに分散して保管されているケースが多く見受けられます。

こうした孤立したナレッジは組織内で共有されず、時間の経過とともに忘れ去られてしまいがちです。その結果として、組織全体としてナレッジの活用が阻害され、生産性や競争力の低下を招いています。

従業員の異動や退職による知識の流出

さらに深刻な問題が、従業員の異動や退職に伴うナレッジの流出です。高い専門性を持つベテラン社員が組織を去れば、彼らの経験に裏打ちされた知識も同時に失われてしまいます。

こうしたスキルを持った人材の引き継ぎが十分に行えないケースでは、企業は重要な知的資産を失うことになり、後任のスタッフは手探りの状態から業務を始めなくてはいけません。

ナレッジの断片化による活用の非効率化

上記のように、ナレッジが人と場所に分散してしまうと、組織内での効率的な知識活用が著しく阻害されます。必要な情報を見つけるには多大な時間と労力が必要となり、結果として生産性が低下します。知識の創出から活用に至る一連のナレッジサイクルにおいて、この知識の断片化は大きな障害となります。

一元化と検索で組織のナレッジを統合する

Jiveならば、こうしたナレッジ管理の課題に対して、抜本的かつ効果的な解決策を提供できます。その特長は以下の3点に集約されます。

  1. 企業全体のコミュニケーションとコンテンツを一元化
  2. 全ナレッジを検索可能で恒久的に記録
  3. 機械学習によるパーソナライズ検索と知識ネットワークの形成

1. 企業全体のナレッジとコミュニケーションの一元化

Jiveは、組織内のすべてのコミュニケーションとコンテンツを一つのプラットフォーム上に集約することで、ナレッジの分散や孤立を防ぎます。

  • 個人間のやりとり
  • 部門や組織を横断したディスカッション
  • 各種ドキュメントやマルチメディア資料
  • ブログやニュースなどの発信コンテンツ

こうした多様かつ重要なナレッジ資産がJive内に一元的に蓄積されていきます。

2. 全ナレッジが検索可能で恒久保存

Jiveに集約されたナレッジは全てキーワード検索が可能で、かつ恒久的に保存されています。従業員は簡単な検索操作ですべての情報とつながりを発見でき、組織のナレッジがどこにでも行き渡るようになります。

これにより、従業員の異動や退職があっても、個人に凝集されていた知識は確実に組織内に残り続けます。貴重な経験を後世に継承できるわけです。

3. 機械学習によるパーソナライズと知識ネットワークの形成

Jiveでは、機械学習エンジンがユーザー一人ひとりの行動、興味、好みを分析し、最適なナレッジを推薦してくれます。個人に最適化された検索結果が提示されるので、より高い確率で必要な情報を手に入れられます。

さらに、@メンションや通知機能を通じて、重要な人物やコンテンツについての新着情報が従業員に能動的に提供されます。こうして組織内に自然発生的な知識ネットワークが構築され、個人のナレッジがさらに広がり拡張されていきます。

ナレッジ活用による企業の持続的発展を支える

このようにJiveにより、個人の知識は内部に残され、組織全体で共有され、さらに新たな知見を生み出す好循環につながります。企業の記憶喪失を防ぎながら、同時に新しいナレッジを創出し続けることができるのです。

Jiveの導入メリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

  • 必要な情報へのアクセス性が飛躍的に向上
  • 高度な専門性の組織内での継承が可能に
  • ナレッジの断片化による非効率性が解消
  • 異動や退職に伴うナレッジの流失を防げる
  • ビジネス上のアイデアが組織的に共有・発展

ナレッジマネジメントが経営の肝と言われる中、Jiveはこの重要分野を徹底的に支援し、企業の持続的な発展に寄与するソリューションです。

Jiveを活用した先進的な事例

アメリカ連邦機関の導入事例

Jiveの先進的なナレッジマネジメントソリューションには、すでに多くの大企業が注目しています。例えばアメリカの大手連邦機関では、数十万人の従業員を対象に、共同作業やナレッジ共有、学習を行うハブとしてJiveを活用しています。

Jiveが構築した知識ネットワークにより、ベテラン社員の貴重な経験やスキルを現役社員が効果的に学習し、長年蓄積されたナレッジを確実に次の世代へと継承することができています。また、組織全体でアイデアを共有し、革新的な施策を導き出すイノベーションの源泉にもなっているそうです。

このように、Jiveを核としたナレッジマネジメントの実践により、連邦機関はひとたび失われそうな知的資産を守り抜き、変化し続ける社会にも柔軟に対応できる体制を築くことに成功しています。

電子機器メーカーの事例

ある大手電子機器メーカーでは、Jiveを活用して研究開発部門とカスタマーサポート部門との知識連携を実現しました。

新製品の開発段階で生まれた技術情報やノウハウをJiveに集約し、その後のカスタマーサポートの現場でも活用できるようにしたのです。この取り組みにより、顧客への正確で迅速な対応が可能になり、サービス品質の大幅な向上につながりました。

さらに、サポート現場から寄せられる顧客の声は、次期製品の企画開発に活かされています。R&Dとカスタマーサポートが行き来するナレッジのサイクルを構築し、この好循環によりイノベーションが生み出されています。

医療機器メーカーの事例

ある医療機器メーカーでは、世界中の支社から報告される製品の不具合データをJive上で一元管理していました。

各拠点で報告された不具合はJive上で共有され、原因分析などが行われます。そして分析結果は再びJiveに積み上げられ、全社的に対策が検討されるというプロセスです。このようにナレッジがリアルタイムでグローバルに共有できることで、迅速な問題解決が可能になりました。

また、過去のナレッジが確実に蓄積されていくため、類似の不具合があれば既存のデータから解決策を見出せるなど、ナレッジ活用を通じた業務の質的向上にもつながっています。

まとめ

ナレッジマネジメントは企業の持続的発展に不可欠ですが、従来の手法では課題が多く、貴重な知的資産が失われがちでした。Jiveの革新的なソリューションは、ナレッジの一元化と検索・継承を可能にし、さらには機械学習で知識ネットワークの構築も支援します。

知的資産を守り、新たな価値創出の源泉へとつなげる。Jiveならば、そんな理想的なナレッジマネジメントを企業に実現させることができるのです。記憶喪失に悩まされることなく、持続的にナレッジを蓄積・活用し続けられることが大きなメリットです。

現代ビジネスにおいて、ナレッジマネジメントは極めて重要な経営課題であり、Jiveはその中核を担う先進的ソリューションといえるでしょう。デジタル時代の知的生産性をいかに高めるかを考える上で、ぜひJiveの活用を検討していただければと思います。