8つの事例(その6)- 部門のデジタル化を加速する「Jive」のポータル構築機能

デジタルトランスフォーメーションが進む中、企業には部門ごとの円滑な連携とコミュニケーションが求められています。そのための重要な手段が「部門ポータル」です。しかし、従来の構築手法では多くの課題がありました。Jiveはその解決策として、スピーディーかつ手軽に部門ポータルを立ち上げられる革新的なプラットフォームを提供しています。

従来の部門ポータル構築の課題

従来、部門ポータルを構築する際には、高度なITスキルと時間、そして多額のコストが必要でした。一般的に次のような手順を踏む必要があったためです。

  1. コンテンツ管理システム(CMS)の選定と導入
  2. ポータル用のWebサイトの設計と構築
  3. コンテンツの作成と移行
  4. 運用体制の構築

特に大規模な企業では、この工程に数カ月から長ければ1年以上を要することもありました。さらに、CMSの更新やポータルのカスタマイズを行う際も、大掛かりな作業が発生するなど、メンテナンス面の負担も大きくなります。

結果として多額のITコストが発生する一方で、最新の機能に追従するのが難しく、ユーザー体験にも課題が残ることが多々ありました。

Jiveが実現する迅速なポータル構築

Jiveはこうした課題を払拭するクラウドベースのプラットフォームです。ITの手を煩わせることなく、ビジネスユーザー自身が手軽にポータル構築とカスタマイズを行えるのが最大の特長です。

プリセットされたテンプレートと直感的な操作性により、Jiveなら数分でポータルを立ち上げることができます。機能やUIのカスタマイズ作業も非常にシンプルなので、IT部門に支援を依頼する必要がありません。

さらに、Jiveではポータルのプラットフォーム自体が常に最新の状態に保たれるため、最新機能をタイムリーに活用できます。大規模な更新作業を心配する必要がありません。

こうした特性から、Jiveを使えば極めてスピーディーかつローコストで部門ポータルを構築できることが分かります。ITベンダーに頼らずとも、必要なタイミングで独自のポータルを用意できるというのが大きなメリットといえるでしょう。

Jiveポータルの活用事例と導入メリット

アメリカ大手保険会社の営業ポータル

大手保険会社が、分散した1500人の営業スタッフをつなぐJive製営業ポータルを構築した例があります。

旧ポータルでは検索機能の不備からリソースにアクセスしにくく、モバイル対応もされていませんでした。Jiveポータルを導入したことで、営業スタッフは必要な最新資料にすばやくアクセスできるようになり、どこからでも効率的に協業できるようになりました。

結果として、営業活動の質と生産性が大幅に向上ました。

3Cコンサルティングのファイナンス業務

弊社でも、ファイナンス部門でJiveを活用したポータル運用を行っています。決算処理や税金支払い業務では、ポータル上で各種タスクを一元管理しています。

過去のタスク履歴やマニュアルを参照しながら業務を行えるので、効率化が図れています。また、経費精算などの発生業務に関してもグループを分けてチケット管理を行い、プロセス全体の可視化を実現しています。

このように、業務の質とトレーサビリティを高められるのがJiveポータルのメリットです。

その他の主なメリット

  • 部門メンバーがワンストップでニュース、コンテンツ、カレンダー、コラボレースペースなどにアクセス可能
  • 迅速な構築とカスタマイズが可能
  • 従来型カスタムビルドポータルに比べてコストが大幅に削減できる

Jiveポータルで部門のデジタル化を推進

Jiveのポータル構築機能は、デジタライゼーションを推進する上で最適なソリューションです。部門ごとに専用の情報ハブを簡単に設置でき、共有リソースへのアクセス性が格段に向上します。

加えて、企業はJiveを部門の壁を超えたナレッジ共有の基盤としても活用できます。ユーザー主導でポータルを構築・運用することで、組織のITリテラシーの向上にもつながります。

デジタライゼーションが不可欠な現代において、Jiveは部門レベルからデジタルトランスフォーメーションを推進する強力なツールだと言えます。組織のIT部門に頼らず、ビジネスユーザー自身がスピーディーにデジタル施策を実行できる点が大きな強みです。

企業が部門間のスムーズな連携を実現し、将来的な発展を続けるためには、Jiveのようなプラットフォームを戦略的に活用していくことが欠かせません。部門を起点としたデジタル化の実践から、ぜひJiveの可能性を検討してみてはいかがでしょうか。