メールはほぼ全ての企業で使われているコミュニケーションツールです。インターネットの普及に伴い、メールアドレスを設定して、自由に文章を記述して一瞬で送信できる便利さから世界中で使われるようになりました。あまりに広く浸透しているので、メールを他の手段に変えるのは現実的ではありません。チャットツールを導入したが、メールとチャットを併用することになり、結局チャットツールが使われないという話もよく聞かれます。これが新しいコミュニケーションツールの浸透が中々進まない大きな原因だと思います。
Jiveが他のツールと異なる一つの機能として、メールでコメントの確認や返信、コンテンツの投稿ができることです。例えばブログを特定のグループに投稿するために専用のメールアドレスを作成できます。また、特定グループの投稿やコメントをメール通知設定しておくことで、投稿やコメントに対してコメントが行えます。他にもOutlookのアドオンツールを使うことで、OutlookからJiveでのコミュニケーションができるようになります。
普段と同様にメールを利用しながら、メッセージやコメントをJiveに集約することができるようになります。Jiveでは、業務やプロジェクト毎にコミュニティ(グループ)を作成してコミュニケーションできるので、普段通りメールでコミュニケーションしながら、情報共有が確実にできるようになります。
Jive for Outlook
Jive for OutlookはOutlookのアドオンプログラムで、OutlookからJiveに投稿、参照ができます。使い慣れているOutlookでメールを利用している感覚でJiveでコミュニケーションできます。
Jive for Outlookを活用することで、メールに慣れているひとでも違和感なくJiveでコミュニケーションできるので、情報がJiveに集約され、チーム内の情報共有が促進されます。
Jiveに投稿できるメールアドレスを作成する
Jiveではグループに投稿できるメールアドレスをグループの管理者が作成できます。例えばFinanceという名前のグループにブログを投稿する場合、「blog–group–finance@ドメイン名」のようなアドレスが作成されます。
このメールアドレスをグループメールとして活用したり、パートナーや関連業務システムから送られてくるメールにこのアドレスを利用してもらうことで、グループ内に情報が貯まっていきます。