鈴木 
フォルダは属人化を生み出してしまう
メールやドキュメント作成を通じて発生したコンテンツは、後で検索しやすいように整理しておく必要があります。多くのコミュニケーションツールでは、フォルダでコンテンツを管理していますが、一覧表をつくったり、メールの仕分け、フォルダに分類するのが一般的ですが、他の人が行った分類は属人的になりがちで、中々探すのが大変です。
一つの原因は、役割や立場が違うと、分類方法が変わるからです。例えば、マネージャーとスタッフの場合、マネージャーは部門を俯瞰的にみてまとめられた情報を整理したり、関連する部署との情報共有する必要があります。一方でスタッフは各業務の詳細情報を整理したり、隣接する業務の情報を共有します。カバーする範囲や深さがことなると整理する方法や分類軸が変わってきます。
また、部門間の違いでの例としてIT部門と営業部門の場合、営業管理ツールの情報を各部署で共有するとしましょう。IT部門では必要なツールや機能ごとに情報を分類する傾向があります。一方で営業はお客様や販売する製品単位で情報を整理する必要があり、営業管理ツールは営業活動の一部でしかありません。
グループで一元管理
Jiveの場合、グループ呼ばれる単位でコンテンツを格納します。細かく分けられないのが特徴で、格納する場所を間違えることは少ないです。一つのグループに様々なトピックが混在しますが、これをコンテンツの種類、カテゴリ、タグを活用して分類します。
コンテンツの種類やカテゴリは、グループ内で大分類する際に利用します。基本的には事前に決めておくことをお勧めします（例：日報はブログで投稿して「日報」カテゴリを設定する）。さらに、タグを使って詳細な分類をしていきます。後付けでいくつでもタグをつけることが可能なので、様々な分類が可能になります。
（ちなみに、プロジェクトというサブグループがあり、グループとプロジェクトの２階層しか作ることができません。細かく作ろうと思えば作れなくはないですが、あまりお勧めしません。）
豊富なコンテンツの種類
ディスカッション、質問、動画、文書、ブログ等、コミュニケーションの種類に応じたコンテンツが準備されています。質問やブログの一覧のように、コンテンツ毎に検索することができます。
コンテンツの分類、連携
キーワード、タグ、カテゴリ
作成したコンテンツはタグやカテゴリを設定することで、様々な分類をすることができます。分類されたコンテンツはタグ、カテゴリだけでなく、キーワードを合わせて簡単に検索できます。
ステータス
業務の状況に応じて、コンテンツにステータスを設定できます。例えば質問のコンテンツの場合、質問を作成した時点では未回答のステータスですが、コメントに対して回答済みのステータスを設定することができ、ステータス毎に一覧表示できます。他にも、決定（した内容）、（コンテンツの）期限切れ、アクションが必要等、業務に応じたステータスを設定することができます。
リンク
コンテンツの一覧を表にしたり、マニュアル文書から他のコンテンツへ参照するなど、コンテンツのリンクを活用することで、必要な情報に簡単にアクセスできるようになります。このようなリンクをコミュニティのポータルサイトに表示することで、必要な情報に簡単にアクセスできるようになります。表をつくってリンク集を作成したり、フォルダのように分類することも可能です。フォルダよりも自由度が高いです。