鈴木 
3Cコンサルティングでは、Jiveを活用して業務やコミュニケーションの改善を行っていますが、やることは非常にシンプルです。ただし、チームメンバーの継続的な努力が不可欠です。下記を愚直に実施すれば、業務やプロジェクトの情報が一元管理され、情報が確実に共有され、お互いの理解が深まり、生産性の向上、チームワークの向上につながります。
各部門、プロジェクト単位でJiveコミュニティを作成する
Jiveコミュニティでは、プロジェクトや部署を割り当てて、特定の業務を実施するためのグループを構築します。関係する人がコミュニティに参加して、そこで業務のコミュニケーションを実施することができます。グループを作成するのはとても簡単です。IT専門家の助けは不要です。
このコミュニティは、業務を実施する上でのポータルサイトになります。業務に必要な情報、現在発生しているタスクや課題など、全てポータルサイトからアクセスできるようになります（そのようにポータルサイトをデザインしていきます）。
業務のコミュニケーションをJiveで実施する
グループを作成したら、早速業務のコミュニケーションを始めましょう。ドキュメントの保管や、メールやチャットの代わりに連絡や質問、ディスカッションで使ってみてください。初めはコンテンツがないので、中々利用してもらえないかもしれませんが、ここは我慢して使ってもらえるようにメンバーにアプローチする必要があります。
Jiveには、様々な種類のコンテンツがあります。用途に応じて使い分けることができます。使い方は自由ですが、チーム内でルールを決めてコミュニケーションをすることで、コミュニケーションの型ができてきます。このルールをJiveグループで可視化することが、業務の見える化につながります。
コンテンツを整理する
コミュニケーションがJiveで実施されるようになると、コンテンツがグループに溜まってきます。カテゴリやタグを使ってコンテンツを分類することで、過去の情報でも必要な情報に 簡単にアクセスできるようになります。情報整理をしていくことで、コミュニケーションの課題は自然と解決されていきます。
ここまでくると、業務に関する情報やコミュニケーションはJiveグループに集約され、関係者全員が同じ情報にアクセスできる状態ができています。重複作業や齟齬は大幅に減っているはずです。
参考：Jiveの特徴-情報を整理する、事例-3cコンサルティングの経理業務
段階的にコミュニケーションツールをJiveに集約する
現在利用しているコミュニケーションツールや、業務システムは簡単に移行できないものも多いと思います。Web系のツールであれば、コンテンツのリンクをJiveで共有することもできますし、Jiveのアドオンツールでコンテンツを取り込むことができます。トランザクション量が多かったり、コミュニケーションの頻度が高いものであれば、APIを利用して統合プログラムを開発して自動的に取り込むことも可能です。
既存のプロセスが効率的に実施できているのであれば、Jiveを使う必要はありません。前後の工程や、関連業務との情報連携が必要になった時は、Jiveと連携させることで、プロセス間の情報連携が簡単にできるようになり、トレーサビリティを実現できるようになります。