部署のサイロ化

white and blue factory under blue sky during daytime

隣の部署はどのような業務をしているかご存じでしょうか?わからない場合は、組織がサイロ化している可能性があります。

サイロとは、工業原料や農産物の物資を保管する倉庫です。組織内の部門やシステム、データがサイロのように分断され、情報やリソースが共有されない状態をサイロ化といいます。

サイロ化の問題

サイロ化の状態は、下記のような問題があります。

  • 情報の非共有:各部門やチームが持っている情報が他の部門やチームと共有されず、組織全体としての効率や生産性が低下する可能性があります。
  • リソースの重複:同じような業務やプロジェクトが異なる部門で重複して行われることがあり、リソースの無駄遣いとなってしまいます。
  • コミュニケーションの障壁:部門間のコミュニケーションが不足することで、誤解や情報の齟齬が生じることがあります。
  • 組織の柔軟性の低下:各部門が独自の方針や手法を持つことで、組織全体としての変革や適応が難しくなることがあります。

サイロ化の原因

サイロ化の原因は、多岐に渡りますが、主な原因とされているものを紹介します。

  1. コミュニケーションの不足:部門間のコミュニケーションが不足していると、情報の非共有や誤解が生じることがあります。
  2. 異なるコミュニケーションツール:異なる部門が異なるシステムやツールを使用している場合、情報の共有や連携が技術的に難しくなることがあります。
  3. リーダーシップの問題:組織のリーダーシップが部門間の連携や協力を促進する方針を持っていない、またはそれを実践していない場合、サイロ化が進行する可能性があります。
  4. 組織文化:組織の文化や価値観が部門間の独立性や競争を重視するものである場合、自然とサイロ化が進むことが考えられます。

Jiveを使ってサイロ化を解消する

Jiveを活用することで、コミュニケーションに関連するサイロ化の原因を解消できます。

  1. コミュニケーション促進
    • 解決方法:Jiveのディスカッション機能やメッセージ機能を活用して、部門間のコミュニケーションを活発にする。また、Jive内でのグループやコミュニティを作成することで、特定のテーマやプロジェクトに関する情報交換の場を提供する。
  2. コミュニケーションツールの一元化
    • 解決方法:Jiveは一元的なプラットフォームとして機能し、異なる部門が使用する多様なツールやシステムの情報を集約・共有することができる。組織内のメンバーはJiveを通じて必要な情報やドキュメントにアクセスすることができる。
  3. リーダーシップのコミュニケーション
    • 解決方法:Jiveのアクティビティストリームやアナウンスメント機能を利用して、組織のリーダーシップからのメッセージや方針を迅速に全社員に伝える。これにより、組織のビジョンや目標に関する一貫した理解を促進する。
  4. 組織文化の醸成
    • 解決方法:Jiveを使用して、組織の文化や価値観に関するディスカッションやワークショップをオンラインで開催する。これにより、部門間の連携や協力の重要性を共有し、組織文化の変革を促進する。

理想の状態

Jiveの役割は、業務やコミュニケーションを見える化して、他部署との関わり合いを促進することにあるかと思います。理想は、各部署のアプリケーションやコミュニケーションツールを統合して、業務プロセスやルール、部署間のインプット/アウトプットが共有されている状態を作ることだと考えています。